La sfida della digitalizzazione delle aziende

Digitalizzazione e industria 4.0

Negli ultimi dieci anni, la digitalizzazione è diventata il nuovo obiettivo per tante imprese, tuttavia, cosa significa realmente digitalizzare i processi aziendali?

Digitalizzare un'impresa non significa solo aderire alla fattura elettronica o avere un sito web, ma richiede una totale e lungimirante reingegnerizzazione dei processi per gestire tutto il flusso aziendale senza documenti cartacei e in conformità con la normativa interna italiana e le linee guida europee. La digitalizzazione implica una riflessione sul modello di gestione dell'intero processo documentale, delle comunicazioni interne ed esterne, nonché di ruoli e funzioni all'interno dell'azienda.

Per essere veramente digitalizzati, ogni ruolo importante deve essere assegnato a una persona che svolge bene quel compito. Ciò non solo migliora l'efficienza aziendale ma abbatte anche i costi degli spazi fisici dedicati agli archivi e della stampa, semplificando e rendendo più efficace la gestione documentale.

Per iniziare a digitalizzare un'impresa, è importante stabilire obiettivi e step da raggiungere gradualmente, partendo dalle esigenze più urgenti.
Per impostare bene un progetto di digitalizzazione, un'azienda deve saper rispondere a tre quesiti:

• Quali sono le maggiori difficoltà da affrontare?
• Che vantaggi porta la digitalizzazione?
• Meglio gestire internamente o esternalizzare alcuni ruoli e competenze?

La digitalizzazione delle imprese porta numerosi vantaggi, tra cui una migliore efficienza aziendale con una gestione più efficace del processo di workflow dei documenti, l'eliminazione degli errori e un'archiviazione digitale che consente una consultazione immediata e una correlazione tra documenti.
Non è quindi da vedere come una spesa ma come un investimento che vedrà i suoi benefici già nel breve termine.

Automazione dei processi

l'automazione dei processi aziendali consiste nell'affidarsi a tecnologie specifiche per ridurre o eliminare l'intervento manuale nell'esecuzione di attività ripetitive e inclini all'errore. In questo modo, non solo si riducono gli errori, ma si migliorano anche tempi di esecuzione e costi di esercizio.

Essa può riguardare le attività che richiedono input di dati, presa in carico e gestione di documenti. Ciò permette ai dipendenti di essere liberati da attività di poco valore o che richiedono troppo tempo, per poter meglio investire il proprio tempo in attività più importanti e seguire l'andamento del processo.

Per implementare con successo un progetto di automazione dei processi, è necessario ripensare a tutti i processi aziendali in essere e coltivare una cultura aziendale orientata al cambiamento e al miglioramento continuo. Inoltre, è importante condurre un'analisi preventiva per definire i punti fondamentali, come verificare i processi e chi li esegue, definire obiettivi precisi, determinare i tempi di esecuzione della digitalizzazione e scegliere le soluzioni software da utilizzare.

L'automazione dei processi aziendali offre molti vantaggi, come:

• L'eliminazione delle attività di inserimento manuale delle informazioni
• La riduzione dei costi associati all'uso della carta
• La maggiore efficienza, conformità, sicurezza e integrazione con il sistema informativo aziendale esistente

In Italia, l'adozione di nuove tecnologie da parte delle aziende spesso è motivata dagli obblighi di legge, ma ci sono anche manager lungimiranti che innovano per rivedere sotto nuova luce i processi aziendali.

La digitalizzazione del workflow documentale

Il workflow documentale è una metodologia organizzativa che permette di gestire in maniera efficace la produzione, verifica, registrazione e conservazione dei documenti all'interno di un'azienda.
Grazie ad un piano condiviso tra i dipartimenti coinvolti, si ottimizza il tempo e si riducono gli errori manuali.

La gestione documentale digitale è in grado di migliorare e rendere più efficienti i processi produttivi di un'azienda, poiché permette di accedere in modo semplice e veloce ai documenti necessari e di evitare la dispersione di informazioni importanti.

Inoltre, la conservazione digitale dei documenti a norma è essenziale per garantire la sicurezza e la conformità legale dell'azienda, riducendo al minimo i rischi di perdita o compromissione dei dati sensibili. Un workflow documentale ben strutturato e condiviso tra i dipartimenti dell'azienda permette quindi di ottenere una gestione documentale efficiente e sicura, che rappresenta un valore aggiunto per il successo dell'azienda stessa.

Digitalizzazione e sostenibilità ambientale

Le aziende stanno sempre più adottando modelli di lavoro digitali per diventare più sostenibili e questo dimostra che trasformazione digitale e sostenibilità possono coesistere e devono farlo.

La sostenibilità non riguarda solo l'ambiente ma coincide con la rivoluzione digitale globale in corso. Le aziende possono investire sia nella tecnologia digitale che nelle iniziative di sostenibilità e adottare un approccio che metta la sostenibilità al centro del loro percorso di trasformazione digitale, concentrandosi sulla creazione di soluzioni ai problemi ambientali.

La trasformazione digitale è importante per la sostenibilità perché può rendere le economie circolari, ridurre gli impatti ambientali, aumentare l'efficienza energetica, consentire ai consumatori di prendere decisioni più informate e costruire un futuro di energia pulita.

Di seguito un elenco dei vantaggi della digitalizzazione in merito alla sostenibilità ambientale:

• Economie circolari: la digitalizzazione può contribuire a chiudere i circuiti dei flussi di materiale ed energia, rendendo le economie più circolari e riducendo gli sprechi.
• Riduzione degli impatti ambientali: l'ottimizzazione dell'uso delle risorse e la riduzione degli sprechi, grazie alla digitalizzazione, possono portare a una riduzione degli impatti ambientali.
• Efficienza energetica: la digitalizzazione può contribuire a migliorare l'efficienza energetica, favorendo lo sviluppo di tecnologie pulite e l'utilizzo di fonti di energia rinnovabile.
• Consumatori informati: la digitalizzazione può consentire ai consumatori di prendere decisioni più informate sui loro stili di vita e sulle loro scelte di consumo, ad esempio attraverso l'utilizzo di applicazioni e strumenti digitali.
• Monitoraggio degli impatti: grazie alla digitalizzazione, è possibile monitorare gli effettivi impatti delle soluzioni adottate e informare gli stakeholder, amministratori e consumatori finali su obiettivi e risultati, gestendo meglio le aspettative e le percezioni e comprendendo meglio il paesaggio ecologico.